Lavoro Agile e Ingegneria

Che cosa è il Lavoro Agile? 

Il Lavoro Agile, detto anche Smart Working, è salito alla ribalta delle cronache Italiane in occasione della prima fase dell’emergenza COVID-19, con i decreti-legge che lo hanno reso sostanzialmente obbligatorio per molti settori produttivi. Per la maggioranza dei lavoratori è stato come essere gettati in piscina senza chieder loro se sapessero nuotare.

Lavoro Agile e “lavorare da casa” non sono sinonimi. In Italia, la legge 81 del 22 maggio 2017 “Misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” definisce Lavoro Agile «una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa»

Parliamo quindi di una modalità che coinvolge i lavoratori dipendenti che a fronte di obbiettivi chiari e cicli definiti possono organizzarsi in autonomia per raggiungere l’obiettivo stabilito.

“per la maggioranza dei lavoratori è stato come essere gettati in piscina senza chieder loro se sapessero nuotare”

Origini del Lavoro Agile

Le prime legislazioni europee si possono rinvenire nella “Flexible Working Regulation” del Regno Unito del 2014, dell’Irlanda del Nord nel 2015 e nel principio generale n. 48 della risoluzione del Parlamento Europeo del 13/9/2016.

La genesi del concetto di Lavoro Agile però risale a molto prima, al 2001, con la pubblicazione del “Manifesto Agile per lo Sviluppo Software” ad opera di 17 esponenti di rilievo nell’informatica, promotori di metodi di lavoro più leggeri e meno burocratici (lightweight) rispetto al Project Management tradizionale. In tale manifesto si dichiara l’importanza del valorizzare:

«Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti
Il software funzionante più che la documentazione esaustiva
La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti
Rispondere al cambiamento più che seguire un piano»

Da notare il fatto che il lavoro a distanza non è citato, ma è nato come opportunità grazie ai progressi tecnologici successivi, specialmente in seno alle community online del Software Libero ed Open Source. Si evince che per lavorare da remoto occorre lavorare agilmente, mentre lavorare agilmente non implica necessariamente lavorare da remoto. Dei diciassette firmatari originali del Manifesto Agile, tre sono i pionieri di Scrum, il Metodo Agile oggi più utilizzato al mondo.

Photo by © Olena Shvets

“per lavorare da remoto occorre lavorare agilmente, mentre lavorare agilmente non implica necessariamente lavorare da remoto”

Che cosa è Scrum?

Scrum è un Framework Agile, iterativo ed incrementale, concepito per sviluppare progetti complessi, presentato da Ken Schwaber e Jeff Sutherland nel 1995.

Organizza il lavoro in squadre auto-organizzate e cross-funzionali, ovvero contenenti tutte le competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo. Un componente della squadra Scrum, chiamato Product Owner, si occupa di comprendere le cose da fare, di decidere le priorità massimizzando il valore di quanto prodotto, e di visualizzarle in una lista (detta Product Backlog) visibile, chiara ed ordinata. Gli altri membri del team, chiamati Developer, hanno il compito di decidere come creare il prodotto auto-organizzandosi. Infine, ad un membro, detto Scrum Master, viene delegato di occuparsi del processo: migliorare la produttività e rimuovere gli impedimenti, ovvero tutto quanto rallenti o impedisca il raggiungimento dell’obiettivo. Il lavoro viene pianificato in cicli di lavoro, chiamati Sprint, della durata massima di un mese (frequentemente due settimane) al termine del quale viene svolta una revisione assieme agli stakeholder, ovvero coloro che hanno un interesse in quanto prodotto (clienti, utenti, colleghi, manager, ecc.) per raccogliere un feedback. Immediatamente dopo, la squadra riflette su cosa migliorare, in un evento chiamato Retrospettiva, concorda un’azione pratica da implementare e quindi riparte con nuovo Sprint. In tal modo, la squadra Scrum si auto-organizza decidendo in autonomia come implementare il lavoro, come risolvere i problemi e come migliorare continuamente.

Il workflow del metodo SCRUM

Agile e Scrum nell’ingegneria

Oggi, dopo 25 anni dalla sua pubblicazione, si trovano implementazioni di Scrum in industrie di ogni tipo, dal manifatturiero alla ristorazione e perfino la didattica. In ambito ingegneristico troviamo NET Engineering Spa che ha iniziato ad interessarsi al metodo Scrum alla fine del 2019 lanciando agli inizi del 2020 un primo Team Pilota negli uffici di Monselice (PD).

Al team partecipano professionisti da discipline diverse (computisti, strutturisti, disegnatori, trasportisti, architetti, impiantisti, ecc.) in grado di realizzare in autonomia opere in ambito ferroviario o stradale, «proprio come se fossero un piccolo studio di progettazione indipendente.»

Dotati di uno spazio proprio e di una parete ove impostare il piano del lavoro di due settimane (Sprint Backlog) e dell’intera opera (Product Backlog), è stato identificato il motto della squadra:“stop starting, start finishing!”, preso in prestito da un altro metodo Agile, chiamato Kanban.

Con questo approccio si è voluto trasformare il consueto metodo di lavoro: da una situazione in cui il Project Manager si comporta come un cameriere, portando ad ognuno la propria pietanza, si passa ad un pranzo a buffet, ove il Product Owner si occupa di apparecchiare la tavola disponendo con criterio le pietanze in modo da permettere a chiunque di servirsi da solo.

“Stop Starting, Start Finishing”

Vantaggi dell’organizzazione Scrum durante l’emergenza COVID-19

La trasposizione in remoto di questa modalità di lavoro richiede soltanto la disponibilità di uno dei numerosissimi strumenti informatici di condivisione dati per sostituire la parete ed i post-it.

Lavorare a squadre significa mantenere basso il costo di coordinamento grazie alla riduzione del numero degli interlocutori con cui interfacciarsi per portare a termine il lavoro. La radicale trasparenza fornita dal Product Backlog, con il piano a lungo termine, e lo Sprint Backlog, con il piano dello Sprint corrente, abilita ogni membro della squadra a capire da solo in che modo contribuire per raggiungere l’obiettivo prefissato. La ciclicità e predicibilità degli eventi, come il meeting giornaliero di 15 minuti chiamato Daily Scrum e le Sprint Review cadenzate, riduce il numero di conference call ed elimina le riunioni di avanzamento lavori.

Per il management, poter gestire un sistema di piccole squadre (da 3 a massimo 9 persone) invece che singoli individui, riduce di un ordine di grandezza la complessità organizzativa. Avere, inoltre, due ruoli chiave, il Product Owner per coordinare le priorità dell’organizzazione con quelle della squadra, e lo Scrum Master per tutti gli aspetti organizzativi, rende semplice ed immediato la risoluzione dei problemi. In particolar modo, i piccoli problemi organizzativi vengono risolti autonomamente dalla squadra liberando i manager da questa incombenza e riducendo l’attitudine al micro-management.

COVID-19: Ripartenza

Le imprese Agili organizzate a squadre hanno visto semplificarsi gli adempimenti della ripartenza. Una pianificazione degli sprint “a scacchiera”, ovvero alternando la presenza delle squadre in giorni diversi, permette di gestire più facilmente l’uso di spazi comuni.

Altro vantaggio, di non poco conto, è che tenendo le squadre isolate, nella malaugurata ipotesi di un nuovo contagio, questo produrrebbe una quarantena soltanto in quella squadra, riducendo l’esposizione al rischio per tutta l’azienda.

Elementi di governo dell’organizzazione Agile, come ad esempio il “Meta Scrum”, permettono ai Product Owner di coordinarsi tra loro, semplificando la distribuzione del lavoro tra le squadre, e fornisce ai Manager una visione d’insieme dell’azienda semplice ed ordinata.

The New Normal

Trasformare la propria azienda in un’Organizzazione Agile Distribuita produce diversi vantaggi.

Per i dipendenti non si tratterebbe di lavorare da casa, ma lavorare da ovunque. Dare ad esempio la possibilità ad un giovane di trasferirsi temporaneamente in un paese all’estero per imparare una lingua ed una cultura straniera, ad un genitore di portare la famiglia al mare o in montagna continuando a lavorare, oppure assistere un familiare in stato di necessità che viva lontano. Ma soprattutto, ciò permette di attrarre talenti ovunque essi si trovino e, perché no, contribuire a dare una prospettiva nuova al nostro paese, con così tante regioni ad alto tasso di disoccupazione.

Nella speranza che dopo questa emergenza, semplicemente non andrà tutto bene, ma andrà ancora meglio.