Es wird geschätzt, dass „der große Sprung nach vorne”, die erste große Revolution, die das Panorama auf dem Planeten radikal verändert hat, vor 50.000 bis 80.000 Jahren erfolgt ist, einem Zeitraum, auf den man im Allgemeinen die Entwicklung der kommunikativen und kognitiven Fähigkeiten zurückführt, durch die wir uns unterscheiden. Obwohl Jahrhunderte vergangen sind, ist wirksame Kommunikation auch heute noch alles andere als einfach, jedoch von grundlegender Bedeutung. (Auch wenn ihr Zweck nicht mehr darin besteht, zu verhindern, dass man zum Raubtierfraß wird!). Google fand im Rahmen seines „Project Aristotle“ (in das 180 Teams im Laufe von 2 Jahren involviert wurden), mit dem erforscht werden sollte, worin die Schlüsselelemente für ein effizientes Team bestehen, zwei wesentliche Elemente heraus:
- Produktive Kommunikation zwischen den Elementen, aus denen das Team besteht.
Das Ergebnis der Studie hat Folgendes gezeigt: Wenn sich alle Mitglieder eines Teams im gleichen Verhältnis zueinander ausdrücken, liegt eine „kollektive Intelligenz“ vor, die höher ist als die eines Teams, in dem ein Element oder eine Gruppe von Elementen beim Dialog stärker den Ton angibt.
- Emotionales Verständnis, bezeichnet als „average social sensitivity”: Mit anderen Worten die Fähigkeit, den emotionalen Zustand der anderen Teammitglieder über alle nichtverbalen Signale zu verstehen.
Einige Forschungen von Gallup, einer unabhängigen Gesellschaft mit Spezialisierung auf öffentliche Meinungsumfragen, bestätigen die starke Nachfrage nach Einführung des Feedback-Mechanismus im Berufsbereich, vor allem seitens des „Nachwuchses“ im Arbeitsleben – der Millennials (Generation Y).
87% der Millennials ist der Ansicht, dass das berufliche Wachstum eine wichtige und wesentliche Rolle spielt und unter den „personal goals“ unerlässlich ist.
Trotzdem erklärt nur 19% der jungen Interviewpartner im Alter zwischen 24 und 39 Jahren, Feedback am Arbeitsplatz zu erhalten.
17% der Generation Y sind der Meinung, dass das erhaltene Feedback kostbare Inputs für das Wachstum bietet, und nur 15% ersuchen aktiv darum.
Wie aber kann man wachsen, ohne tiefgehende und komplexe Konversationen zu führen?
DER PAKT – DER ZWECK
The starting point for triggering the virtuous circle of growth is the creation of the right environment. Thus, the two people involved in the feedback must make an imaginary pact – the feedback given must have the sole common aim of productive improvement (and so there is no space for sterile complaints). In this way, the person receiving the feedback can grow and, from this point of view, is encouraged to actively seek it, without feeling repressed by the sense of vulnerability. At the same time, the person giving the feedback sets up a transparent relationship with the other person and focuses on the improvement in the work of both.
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LIZARD BRAIN – DEN TIERISCHEN TEIL ÜBERWINDEN
„Kann ich Ihnen ein Feedback geben?”
Jene Gehirnregion, die unsere instinktivere Seite steuert, wird normalerweise als „Lizard Brain” bezeichnet. Wenn wir mit einer Frage wie der obigen konfrontiert werden, könnte dies unseren tierischen Teil aktivieren. Wir müssen wissen, wie man den Instinkt, unsere Impulsivität bekämpft, um einen Dialog in Angriff nehmen zu können und aus dem, was besprochen wurde, zu lernen und zu wachsen.
Wir können wir dazu beitragen, dass das Gespräch ohne Involvierung des Lizard Brain in die richtigen Bahnen geleitet wird?
Beide Parteien, die sich zum Gespräch an einen Tisch setzen, müssen sich vorbereiten, wenn der Austausch wirkungsvoll sein soll.
Als Feedback-Geber trägt man seinen Teil dazu bei:
- Indem man sich vorbereitet.
Es ist wichtig, klare und präzise Beispiele zu haben, sowie die einfachsten Worte zu wählen, um die Botschaft zu übermitteln. Das Feedback muss auf konkreten Fakten basieren. Mit einem einzigen Vorbehalt: es gibt immer eine andere Seite der Geschichte! Wesentlich ist dabei, dass man versucht zu verstehen, welche Ideen und Gedankengänge verfolgt wurden. Es gibt nicht nur unseren Gesichtspunkt. - Indem man sich stets das einzige Ziel vor Augen hält: die Verbesserung.
Es ist unerlässlich, über den Ball und nicht über den Spieler zu sprechen. Was beschrieben wird, hat nicht den Zweck, die Person auf der anderen Seite des Tisches ins Scheinwerferlicht zu rücken, sondern ein Ergebnis nach einem Standard oder vorgegebenen Merkmalen zu erzielen. Indem man die Auswirkung der Handlungen des Zuhörers aufzeigt, wird Einbeziehung geschaffen und man macht ihn verantwortlicher. Indem man ihm Fragen stellt, wird er als aktives Element in den Verbesserungsmechanismus einbezogen. - Indem man rechtzeitig handelt.
Wenn ich bereits jetzt etwas verbessern kann, warum soll ich das Ende des Projekts abwarten?
Außerdem ist rechtzeitiges Handeln wichtig, um eine Situation zu vermeiden, in der sich Probleme anhäufen und die im Allgemeinen zu explodieren droht: der sprichwörtliche Tropfen, der das Fass zum Überlaufen bringt. - Indem man die Emotionen des Zuhörers respektiert.
Es ist immer besser, Feedback – vor allem negatives – privat zu geben.
Wobei daran erinnert werden soll, dass der Gesprächspartner besser zuhört, wenn man mit dem positiven Feedback beginnt.
Es wird de facto empfohlen, das anzuwenden, was die Experten als „Sandwich-Theorem” bezeichnen und im Zuhörer einen Selbstanalyseprozess auslöst, was den ersten Schritt auf dem Weg zum persönlichen und beruflichen Wachstum darstellt. Es ist wichtig, dass das Feedback sorgfältig vorbereitet wird, genauso wie ein belegtes Brötchen. Damit sich unser Gesprächspartner wohlfühlt, wird empfohlen, stets bei einem positiven Inhalt zu beginnen, und zweitens das konstruktive Ziel in den Mittelpunkt zu stellen, wobei sicherzugehen ist, dass die Person nicht verletzt wird. Ein propositiver Ansatz besteht darin, Fragen zu stellen und Einbeziehung zu schaffen, wenn der eigene Gesichtspunkt zum Ausdruck gebracht wird. Denn wenn man sich selbst in Frage stellt und Bestätigungen sucht, gelingt es einem schließlich, einen Mechanismus des Teilens und einen Aktionsplan aufzubauen.
Was kann der Feedback-Nehmer tun?
- Seine Emotionen kontrollieren und zuhören.
Wenn man sich von den Instinkten leiten lässt, besteht die Gefahr, eine Gelegenheit zur Verbesserung zu verlieren! Es ist daher absolut zulässig, um ein Timeout zu ersuchen und das Treffen zu verschieben. - Aktiv am Dialog teilnehmen.
Fragen zu stellen und klare Beispiele zu verlangen ermöglicht es dem Zuhörer, zu interagieren und einen konstruktiven Dialog zu schaffen, um das Endziel zu erreichen. - Sich melden und um Feedback ersuchen, wenn man den Bedarf danach hat.
- Sich bei der Person, die sich Zeit für ein Feedback genommen hat und uns eine Chance zur Verbesserung geboten hat, bedanken!
DER ABSCHLUSS – DER AKTIONSPLAN
Wenn man vom Tisch aufsteht, dann besiegelt der Händedruck (oder der Ellbogenkontakt) zwischen den Parteien die Vereinbarung über einen Aktionsplan, der anzuwenden ist, um die besprochenen Verbesserungen in die Tat umzusetzen.
Aus diesem Grund ist das Feedback als gemeinsames Tauschmittel unter allen Parteien einer gesunden Firma anzusehen. Und um stets noch bessere Ergebnisse zu erzielen, müssen wir das Feedback wie ein Fitnesscenter behandeln, in dem stetige Bemühung und Ausdauer der Schlüssel zum Erfolg ist.
“müssen wir das Feedback wie ein Fitnesscenter behandeln, in dem stetige Bemühung und Ausdauer der Schlüssel zum Erfolg ist”
„the key is constancy of application“
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FEEDBACK UND HOMEOFFICE
In einem historischen Moment, in dem „soziale Distanzierung“ von uns verlangt wurde und wir dazu gezwungen sind, ist es notwendig, die Distanzen aufzuheben.
Wie können wir uns einander näher fühlen, wie können wir Meinungen, Tipps und Ideen austauschen?
Plötzlich sind all jene kleinen Gewohnheiten weggefallen, die unserer Alltäglichkeit angehörten, der Kaffee mit den Kollegen oder jene angenehmen Konversationen zwischen einer Pause und der anderen. Die Art und Weise wie wir arbeiten und kommunizieren wurde auf den Kopf gestellt.
Wie kann man den Teamgeist weiterhin pflegen? Wie kann man jene Synergie schaffen, die es ermöglicht, gut zu arbeiten und nicht alles auf ein reines Telefonat oder einen Chat zu reduzieren?
In diesem Moment der „digitalen Kontakte“ führen uns ein Videoanruf und ein Meinungsaustausch zurück zu „jener Menschlichkeit“, die dahinschwindet und auf die wir nicht verzichten dürfen.
Die Arbeit via Homeoffice hat uns eine enorme Menge an Hilfsmitteln bereitgestellt, um uns Kommunikation zu ermöglichen. Es ist dabei jedoch sehr wichtig, uns die Vor- und Nachteile jedes einzelnen Mediums gut vor Augen zu halten.
Die große Gefahr besteht darin, unsere Energien zu verschwenden, indem wir gleichzeitig alle Geräte unter Kontrolle halten; so kommt es vor, dass man auf eine Mail, auf eine Nachricht über einen Chat-Dienst, auf einen Anruf antworten muss, während man mit einem Kollegen telefoniert. Alle diese störenden Elemente lenken die Aufmerksamkeit von der Konversation ab und nehmen ihr ihre Bedeutung weg.
Die Logik, mit der man die bevorzugten Kommunikationskanäle festlegen (und sich für ihre Beibehaltung einsetzen) muss, besteht darin, sich selbst bei der Suche nach den geteilten Informationen in der Zukunft zu helfen.
Was die Konversationseffizienz anbelangt, steht der Dialog von Angesicht zu Angesicht stets an erster Stelle. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass eine derart direkte Konversation für den Gesprächspartner unangenehm sein könnte, vor allem wenn es um heikle Themen geht oder man negatives Feedback erhalten muss.
Das Backlog, das uns unsere primitiven Urahnen überliefern, lehrt uns, dass wir dazu programmiert sind, die nichtverbale Sprache unseres Gesprächspartners zu lesen. Nur im Dialog vis-à-vis werden wir in die Lage versetzt, diese zu entziffern und zu interpretieren, was den Schlüssel zur Schaffung jenes emotionalen Verständnisses darstellt, von dem zu Beginn des Artikels die Rede war.
Ein Telefongespräch gestattet es uns, den Ton und die Emotionalität der Worte wahrzunehmen, aber nicht die Körpersprache, was für einen raschen Informationsaustausch jedoch mehr als wirksam sein kann.
Die Ära des „on-life“ hat dazu geführt, dass wir dank der Technologie einen Kompromiss gefunden haben. Sie hat uns die Möglichkeit beschert, unserem Gesprächspartner über einen Bildschirm und über eine Webcam virtuell in die Augen zu sehen, um über einen Videoanruf jenes Treffen von Angesicht zu Angesicht zu simulieren, das uns so sehr fehlt.
Zur Bereitstellung eines konstruktiven Online-Feedbacks ist es hilfreich, sich an einige einfache Regeln zu halten:
- Videokamera eingeschaltet, Handy in der Schublade und Aufmerksamkeit nur gegenüber der Videokonferenz!
Wenn man mit einer Person im wirklichen Leben Dialog führt, besteht eine der Grundregeln darin, sich nicht ablenken zu lassen, wenn der Gesprächspartner spricht: behalten wir den gleichen Standard auch hier bei!
- Ohrhörer und Mikrofon sind wesentlich… Aber Achtung vor Hintergrundgeräuschen!
Während eines Videoanrufs an mehrere Teilnehmer tut man gut daran, das Mikrofon auszuschalten. Akustische Rückkoppelungen stören und helfen nicht beim Aufbau des Dialogs. Diesbezüglich hat Google Meet einen „noise cancellation“-Effekt eingeführt, der zur automatischen Aufhebung akustischer Störungen dient, wie D. Phelan in einem Artikel für Forbes unterstreicht.
Und vergessen wir nicht, dass die „gute alte Mail” auch im Jahre 2021 noch ihren Platz hat!
Die E-Mail ist und bleibt auf jeden Fall geeignet, wenn man ein komplexes Konzept mit mehreren Facetten erklären will, von dem eine leicht wieder zu findende Spur bleibt. Niemand verbietet uns, sie zu einem späteren Zeitpunkt in ein Telefonat/einen Videoanruf zu verwandeln oder uns persönlich mit jemandem zu treffen.
Im Gegensatz zu dem, was man darüber denken kann, setzt sich das Feedback aus vielen Aspekten zusammen und muss als eine Art berufliches Fitnesscenter betrachtet werden, in dem man täglich trainieren muss, um Muskeln zu entwickeln. Wie bei jeder körperlichen Betätigung ist es am Anfang normal, Fehler zu machen und sich unbeholfen zu fühlen, doch… alles beginnt immer mit einem ersten kleinen Schritt.
